И здесь требуется огромная кропотливая работа: бесконечные договоры, счета, переписка, поиск подрядчика, закупка и отправка. Чтобы делать все это быстро и эффективно, возникла необходимость в автоматизирации.

«На базе 1 С мы разрабатываем своего рода надстройку для управленческой системы, модуль, который будет содержать порядка 10 процессов, связанных с закупками, — рассказал системный администратор Михаил Викторов. — Оцифровать предстоит буквально все шаги, начиная с подачи заявки. Благодаря этому можно будет поступательно собирать и согласовывать документы, видеть дату поставки, общую статистику и отчетность, например, сколько, в какие учреждения и регионы куплено антипролежневых матрасов или кому приобрели очки, какое количество людей пользуется тренажерами для восстановления после тяжелых заболеваний, куда отправлены дрова, продуктовые наборы или любая другая помощь».

В мае 2023 года началось тестирование процессов, связанных с закупками по материальной поддержке. Мы убедились в том, что протоколы на базе открытых запросов формируются автоматически, кроме того, стала наглядной история закупок для конкретного человека, стационара и региона.

«Бумажные заявки всегда непросто найти в электронной почте, ведь их десятки тысяч. Они нередко зависают на разных этапах прохождения. Теперь все удобно, понятно и практично: не нужно читать все сообщения вокруг одной заявки. Данные, заведенные в электронную систему, отслеживает каждый сотрудник, начиная с того, кто формировал заявку изначально, до закупщика и работника склада», — в свою очередь отметила руководитель административного отдела фонда Елена Каледа.

А еще система поможет узнать о результатах полученной помощи через разные периоды времени.

«Взять хотя бы очки. Сколько человек ими пользуются через месяц, как изменилось качество жизни через год, требуется ли дополнительные закупки? Без автоматизации очень сложно выстроить этот процесс, собрать, сохранить и проанализировать данные».

Обратная связь позволит «услышать и подержать каждого за руку», скорректировать нашу работу, чтобы на каждый рубль пожертвования помощь была оказана самым лучшим образом.

Мы видим, что число пожилых людей и инвалидов, нуждающихся в поддержке, растет с каждым днем, и цифровая система ускорит потоки столь необходимой сегодня помощи.
Ведь дополнительные преимущества нового рабочего алгоритма — это возможность автоматически ставить задачи и напоминать о возникшей пробуксовке.

Проект «Больше помощи» реализуется нашим фондом как победителем конкурса благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина.