В нашем фонде с десяток программ, столько же проектов — системных, важных, безотлагательных. Чтобы всё работало как часы, необходимы грамотная логистика и четкий документооборот.

В августе 2022 года у нас была сформирована команда, которая занялась совершенствованием организации закупок. Как рассказала руководитель административного отдела фонда «Старость в радость» Елена Каледа, в рамках проекта «Больше помощи» мы собрали данные об имеющихся инструментах, а также о проблемах, которые могут возникать в процессе автоматизации. Для этого мы изучили опыт коллег из других фондов — было важно познакомиться с наиболее успешными практиками, а также провести встречи с разработчиками.

Начать решили с закупок, утвержденных комиссией по материальной помощи. Здесь стоит объяснить, что каждую неделю сотрудники коллективно обсуждают заявки из интернатов, социальных центров, которые работают с пожилыми и инвалидами, живущими дома, и, конечно, от самих людей старшего возраста, а также от их близких — они обращаются к нам через соцсети или по «горячей линии». Решение о том, что приобрести в первую очередь, тоже принимается сообща. Разброс географических точек, из которых поступают просьбы, чрезвычайно широк, да и сами заявки не часто бывают типовыми. Нужны, например, многофункциональные кровати или кресла на колесиках в стационары Марий Эл, оборудование для бытовой комнаты в Тверскую область, адаптивная посуда в Калмыкию или партия препаратов от пролежней в Рязань. А значит, и к процессу закупки тоже требуется особый, обновленный, и всегда индивидуальный подход.

«С учетом проводимой автоматизации рабочих процессов мы описали и согласовали схемы закупок. Это помогло определить информационные лакуны, повысить эффективность и провести тестирование системы», — продолжает Елена Каледа.

В результате сложилось порядка 10 сценариев закупок, что дало основу для подготовки технического задания разработчикам. И сейчас мы на стадии выбора платформы для реализации проекта.

«Скорость — это наша сила, ведь возможность быстрее организовывать процессы закупок не просто сокращает производственные затраты, но и позволяет сотрудникам высвобождать время на другие важные дела, связанные с прямой помощью подопечным. Ее требуется всё больше, и нужна она огромному количеству пожилых людей и молодых ребят с инвалидностью в самых разных регионах страны».

Идет такая помощь и по программе «Неотложка». Для доставки дров и продуктовых наборов тем, кто оказался за чертой бедности, тоже необходим поиск поставщиков, закупки и выстраивание транспортной логистики.

«Для нас как фонда важно сохранять прозрачность, сделать закупки и другие рабочие процессы максимально оперативными и качественными, так что мы намерены использовать для этого наиболее оптимальные технологические решения»,- подчеркивает Елена Каледа.

К слову, благодаря нововведениям, сроки оказания помощи по работе с пролежнями, которую наш фонд активизировал с июня 2022 года, к настоящему времени сократились в 4 раза. А там организован не менее сложный алгоритм — аптеки, доставка и транспортировка людям в отдаленные города и поселки.
Название проекта по автоматизации закупок «Больше помощи» очень точно отражает цель нашей работы.

Проект реализуется победителем конкурса на предоставление поддержки грантополучателям антикризисных конкурсов благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина.