Вот почему летом 2022 года было принято решение автоматизировать закупки. Так родился проект «Больше помощи», задача которого — ускорить процессы, связанные с закупками и дать возможность сотрудникам отслеживать, а при необходимости даже корректировать их.

«Создание прототипа системы и технической документации к ней идет полным ходом, — рассказал системный администратор фонда Михаил Викторов. — Чтобы все действовало четко, необходимо было провести большую работу по аналитике бизнес-процессов: в схемах отрисовать текущие алгоритмы закупки по всем направлениям, описать функционал, составить техническое задание и создать интерфейс системы.
И вот мы уже тестируем новые блоки, подготовленные разработчиком, рисуем шаблоны для следующих, консультируемся с коллегами и вносим доработки».

Руководитель административного отдела фонда Елена Каледа, в свою очередь, напомнила, что только по материальной поддержке за 2022 год было проведено более шестисот закупок, которые включали в себя самые разные товары, подобранные для людей индивидуально, будь то опора под спину, противопролежневая подставка или адаптивная посуда, многофункциональная кровать или тренажер. Под каждую из этих позиций нужно было найти источник финансирования, поставщика, провести закупку, отправить товар получателю, оформить все документы. «И это только вершина айсберга»,- продолжает Елена Каледа. Ведь есть еще закупки по другим проектам, грантам, удовлетворение потребностей пожилых и людей с инвалидностью за счет товарных пожертвований от доноров. Все это необходимо объединить в одну картину с общим информационным полем, не забывая об индивидуальном подходе к каждому случаю .
При всем желании побыстрее помочь нынешними рабочими ресурсами мы можем исполнять качественно лишь только несколько заявок в неделю. А с внедрением нового инструмента их будут уже десятки. К тому же в режиме реального времени все всегда смогут увидеть, приобретен ли товар, находится ли он на складе или уже отправлен в регион.

Новая система сумеет сама проверять данные, отслеживать сроки, выстраивать задачи. Чтобы быстро и более качественно помогать людям важно минимизировать ручной труд. И еще с нововведениями появится возможность избежать ошибок с адресами, контактами, сбоями в эксель. К слову, уже в процессе тестирования мы увидели, что автоматизация и цифровизация — лучшие помощники тех, кто помогает сам. Проект «Больше помощи» реализуется фондом «Старость в радость» как победителем конкурса благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина».