Пожалуй, основную роль при выборе платформы сыграли стоимость проекта и его широкий функционал. Прежде всего, это возможность объединить программную, финансовую и административную деятельность фонда, сделав общедоступной информацию для всех участников процесса. Кроме того, программа позволит оптимизировать закупки, проводимые фондом в пользу благополучателей, а значит, сократит время, финансовые и человеческие ресурсы.

С момента создания блок-схем для их автоматизации с лета 2022 года уже удалось получить эффект.

«Благодаря тому, что мы быстро смогли перестроить работу с нашими партнерами из БФ «Помощь рядом», снижение трудозатрат по этому нашему совместному проекту составило около 40%.»,- отметила руководитель административного отдела фонда Елена Каледа.

Она напомнила, что закупки — от многофункциональных кроватей и подъемников, посуды и термопотов до продуктов к чаю проводятся ежемесячно, а количество оплат составляет более трехсот в месяц. При этом в декабре их как минимум в два раза больше, ведь необходимо оплачивать новогодние столы, подарки, товары для новогодних мастер-классов в интернатах. При этом сохраняются остальные плановые закупки для социальных учреждений по всей стране.

Очень важно пользоваться понятным и эффективном инструментом для работы, чтобы те, кто ждут нашу с вами поддержку, могли получать ее больше и в срок.

«Ну, а под Новый год — самая горячая пора, когда нужно оплатить и распределить доставку по регионам более 80 тысяч новогодних наборов, нескольких тонн мандаринов и подарков от партнерских торговых сетей и других доноров, дотянуться при этом до самых дальних уголков», — продолжает Елена Каледа.

И благодаря прописанной схеме работы удается быстрее подстраиваться под любые неожиданности, реагировать на постоянно меняющиеся условия. Так что новая программа позволит фонду не просто сохранить наработки, но и нарастить объем помощи без привлечения дополнительных ресурсов.

Остается напомнить, что проект по автоматизации закупок «Больше помощи» реализуется нашим фондом как победителем конкурса на предоставление поддержки грантополучателям антикризисных конкурсов благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина.