Ведь в каждой закупке, адресованной конкретному человеку или учреждению, приходится учитывать множество параметров, выстроив в цепочку весь процесс — от получения до закрытия заявки. А внутри  цепочки — люди, регионы, объемы, цены, километры, контрагенты, другие ключевые элементы.

Каждый человек бесценен, а коль скоро речь идет о пожилых и людях с инвалидностью — наших старших, живущих в самых разных уголках страны, тем более нельзя медлить и ошибаться, нельзя делать паузы, ведь во многих случаях для них нужно приобрести то, что спасает жизнь и улучшает физическое состояние, помогает справиться с невзгодами и пережить трудные времена.

Понимая все это, летом 2022 года мы запустили проект «Больше помощи». Стояла задача разработать систему, которая позволит специалистам «Старость в радость» не только автоматизировать закупки по заявкам благополучателей, но и ускорить другие процессы, от которых зависит прямая благотворительная помощь, будь то доставка дров или продуктов, технических средств реабилитации, уходовых товаров, удобных многофункциональных кроватей для лежачих, наборов для творчества и других необходимых вещей.  

Позади подготовка ТЗ для разработчика, выбор подрядчика, тестирование и корректировка электронной программы. А сейчас наступил этап внедрения автоматизированной системы закупок по сценарию материальной поддержки.

Как рассказала руководитель административного отдела фонда Елена Каледа, уже на момент тестирования системы мы отметили существенное увеличение качества проработки каждой заявки.

Доступ к информации об этапах прохождения запроса в режиме онлайн намного упростил процесс согласований. Да и сам запрос поставщику теперь закупщик может формировать автоматически, что очень удобно, ведь такой документ порой может состоять из нескольких номенклатур и доходить до нескольких сотен благополучателей, как это происходит, например, при отправке новогодних наборов. В нем разные адреса и разное количество изделий. И если раньше все эти данные заполнялись и сводились вручную, да еще к работе подключались специалисты из разных отделов фонда, которые давали адреса, контакты и другую информацию, то теперь большинство данных обрабатывается внутри цифровой системы.

«За 6 месяцев 2023 года объем по закупок по материальной поддержке вырос на 45%. Если бы не автоматизация, нам бы пришлось расширять штат, но даже это не дало бы нам большого запаса прочности. Автоматизация уже сейчас позволяет нам маштабировать помощь и сделать ее более прозрачной».

Сделать предстоит еще  много, но одно уже очевидно:  при наличии надежных технологий можно в разы увеличить помощь людям старшего возраста и тем, кто имеет инвалидность, поддерживать огромную базу данных, высвободить время и руки сотрудников для других добрых дел.
 
Проект по автоматизации закупок   «Больше помощи»  реализуется реализуется победителем конкурса по приглашению благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина.