Летом прошлого года была поставлена цель — за 12 месяцев провести автоматизацию процесса закупки или, проще говоря, ускорить доставку помощи к людям. Но задач на пути оказалось так много, что работу пришлось продлить еще на три месяца.

И вот на днях мы подвели итоги проекта. Как отметила руководитель административного отдела фонда «Старость в радость» Елена Каледа, уже сейчас наши сотрудники активно используют автоматизированный процесс.

Изначальные «входные» параметры требовали оцифровать обработку 128 заявок в месяц. Нужно было изменить ситуацию, при которой на каждую заявку уходило порой до нескольких часов. Добавьте к этому массу показателей в таблице Excel, трудоемкий процесс согласования платежей, ошибки при переносе данных, и вы поймете смысл выражения «бумажная волокита». Позади многие часы описания процессов, сценариев, поиск слабых мест, работа с подрядчиком, обсуждения, тестирование и доработки.

Первая закупка по матпомощи с новым модулем, состоявшаяся в августе этого года, стала настоящим событием. Теперь можно обрабатывать 417 заявок в месяц, то есть почти вдвое больше, затрачивая на каждую всего несколько минут.

«Процесс не просто быстрый, а к тому же удобный и понятный. Широкий функционал дает возможность видеть что, куда и сколько закупаем, быстро находить цепочки отправки тех или иных товаров, видеть их статус, вести историю закупок. Все это повышает эффективность деятельности фонда, позволяя быстрее, лучше и полнее оказывать помощь, которую очень ждут», — говорит Елена Каледа.

Со своей стороны, директор фонда Елизавета Олескина подчеркнула, что обязательства перед пожилыми людьми и людьми с инвалидностью у нас многократно выросли и продолжают расти, и с новыми возможностями мы можем отправлять необходимые средства ухода, восстановления, проведения досуга без увеличения штата сотрудников.

Кстати, благодаря вовлечению в реализацию проекта «Больше помощи» собственной команды фонда, нам уже удалось сберечь немало ресурсов. А еще теперь мы понимаем, куда двигаться дальше. Не за горами Новый год, когда предстоит приобрести более 100 000 подарков для пожилых людей и подопечных с инвалидностью почти в 60 регионах страны, помочь интернатам с покупкой продуктов к праздничному столу и материалов для украшения помещений — их бабушки и дедушки делают своими руками. И значит, системе придется пройти еще одно важное испытание. Уже сейчас в ней идет работа с товарами на 43 миллиона рублей.

Проект реализуется победителем конкурса по приглашению благотворительной программы «Эффективная филантропия» Благотворительного фонда Владимира Потанина.